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Arbeitsmedizin

19.12.11

Arbeitsmedizinische Regeln

AMR Nr. 1 zu § 6 ArbMedVV
„Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen“
Bek. d. BMAS v. 15.9.2011 – IIIb1-36628-1 –

Gemäß § 9 Absatz 4 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (Arb-
MedVV) macht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die anliegende,
vom Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed) beschlossene, Arbeitsmedizinische
Regel (AMR) bekannt:

Die Arbeitsmedizinischen Regeln geben den Stand der Arbeitsmedizin und
sonstige gesicherte arbeitsmedizinische Erkenntnisse wieder. Sie werden vom
Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed) ermittelt bzw. angepasst und vom
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Gemeinsamen Ministerialblatt (GMBl) bekannt gegeben.

Diese AMR konkretisiert im Rahmen ihres Anwendungsbereichs Anforderungen
des § 6 Abs. 3 der ArbMedVV. Bei Einhaltung der AMR können der Arbeitgeber
und der Arzt insoweit davon ausgehen, dass die entsprechenden Anforderungen der Verordnung erfüllt sind. Wählt der Arbeitgeber oder der Arzt eine andere Lösung, müssen sie damit mindestens die gleiche Sicherheit und den gleichen Gesundheitsschutz für die Beschäftigten erreichen.

1. Vorbemerkung

Das ärztliche Berufsrecht sieht für ärztliche Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist
von mindestens zehn Jahren vor. Bei Tätigkeiten, bei denen nach längeren
Latenzzeiten Gesundheitsstörungen auftreten können, reicht diese Aufbewahrungszeit nicht aus. Dies gilt insbesondere für ärztliche Unterlagen zu Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen (K1 und K2), für die Artikel 15 der Richtlinie 2004 / 37 / EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über den Schutz der Arbeitnehmer gegen Gefährdung durch Karzinogene oder Mutagene bei der Arbeit eine Aufbewahrungsfrist
von mindestens 40 Jahren vorsieht. Diese AMR gibt dazu die näheren Erläuterungen.

2. Begriffsbestimmungen und Erläuterungen

Ärztliche Unterlagen im Sinne dieser Regel sind alle Befunddokumentationen,
die zur Beurteilung benötigt werden. Dazu gehören auch Fremdbefunde, Befunde von bildgebenden Verfahren, des Biomonitorings und die persönlichen
Aufzeichnungen des Arztes, der die Bescheinigung nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV
ausstellt.

Auch Röntgenaufnahmen oder deren digitale Dokumentation und andere Bilddokumentationen sind ärztliche Unterlagen im Sinne dieser Regel, wenn sie
zur Verlaufsbeobachtung (z.B. Röntgenthoraxaufnahmen bei Exposition gegenüber silikogenem oder asbesthaltigem Staub) über mehr als zehn Jahre erforderlich sind. Dies gilt auch dann, wenn sie von Ärzten stammen, die der Arzt nach § 7 ArbMedVV aufgrund der bei ihm nicht vorhandenen erforderlichen Fachkenntnisse oder spezieller Anerkennungen oder Ausrüstung hinzugezogen hat. Hierzu gehört auch die Dokumentation der erforderlichen Auskünfte zu den
Arbeitsplatzverhältnissen im Sinne des § 3 Abs. 2 ArbMedVV, die

» sich der Arzt vor der Untersuchung nach § 6 Abs. 1
   ArbMedVV zu beschaffen hat,
» der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 S. 3 ArbMedVV zu erteilen hat.

Die Vorsorgekartei nach § 4 Abs. 3 ArbMedVV gehört nicht zu den ärztlichen
Unterlagen im Sinne dieser Regel und ist nicht Gegenstand dieser AMR. Unbeschadet davon gehört eine Kopie der Bescheinigung nach § 6 Abs. 3 ArbMedVV zu den ärztlichen Unterlagen.

Aufbewahren im Sinne dieser Regel ist die Archivierung der ärztlichen Unterlagen in einer Form, die nur den dazu datenschutzrechtlich befugten Personen (z.B. die betreuenden Betriebsärzte und entsprechend auf den Datenschutz und die Schweigepflicht verpflichtetes medizinisches
Assistenzpersonal) Zugang gestattet. Dies gilt auch für die handschriftlichen
persönlichen Aufzeichnungen. Eine entsprechende digitale Speicherung ist
zulässig.

3. Fristen

Die ärztlichen Unterlagen zu arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen
nach ArbMedVV sind mindestens 40 Jahre nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren, soweit sie Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen oder Zubereitungen der Kategorie K 1 oder K 2 im Sinne der Gefahrstoffverordnung betreffen. Darüber hinaus sollten bei Tätigkeiten, die zu Berufskrankheiten gem. Berufskrankheiten Verordnung (BKV) führen und eine längere Latenzzeit haben können, die ärztlichen Unterlagen von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach ArbMedVV ebenfalls 40
Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Pflichtuntersuchungen nach
§ 4 ArbMedVV als auch für Angebotsuntersuchungen nach § 5 ArbMedVV
oder für Untersuchungen auf Wunsch des Beschäftigten nach § 11 des Arbeitsschutzgesetzes. Im Übrigen gilt eine Aufbewahrungszeit von zehn Jahren nach der letzten Untersuchung (Behandlung im Sinne der Berufsordnung). Sofern der Zeitpunkt bekannt ist, wann die letzte Gefährdung bestanden hat, endet die Aufbewahrungspflicht spätestens am 31.12. des 40. Jahres danach oder zehn Jahre nach dem Tod des Beschäftigten.

4. Verantwortlichkeiten

Der Arzt, der die Vorsorgeuntersuchungen durchgeführt hat, ist für die
Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht bei der Aufbewahrung der Unterlagen
verantwortlich. Näheres regelt das ärztliche Berufsrecht und das Datenschutzrecht.

AMR Nr. 1 zu § 5 ArbMedVV „Anforderungen an das Angebot von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen”
– Bek. d. BMAS v. 15.9.2011 – IIIb1-36628-1 –

Gemäß § 9 Absatz 4 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMed-VV) macht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die anliegende, vom Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed) beschlossene, Arbeitsmedizinische Regel (AMR) bekannt:

1. Vorbemerkungen / Zielsetzungen

Ziel dieser AMR ist es, zu erläutern und festzulegen, in welcher Form der Arbeitgeber den Beschäftigten Vorsorgeuntersuchungen gemäß § 5 Abs. 1 in
Verbindung mit dem Anhang zur ArbMedVV anzubieten hat. Ziel dieser AMR
ist ferner, Formen zu beschreiben, mit denen der Arbeitgeber nachweisen
kann, dass er den Beschäftigten regelmäßig die Angebotsuntersuchungen im
Sinne des § 5 Abs. 1 ArbMedVV angeboten hat.

2. Begriffsbestimmungen und Erläuterungen

Angebotsuntersuchungen sind Vorsorgeuntersuchungen, die der Arbeitgeber
den Beschäftigten bei bestimmten gefährdenden Tätigkeiten nach Maßgabe
des Anhangs zur ArbMedVV als Erstuntersuchung und anschließend als Nachuntersuchung(en) in regelmäßigen Abständen anzubieten hat. Der Begriff „regelmäßig” wird in einer eigenen AMR konkretisiert.

3. Form des Angebots

Das Angebot muss jeder / m Beschäftigten, die / der einer Gefährdung durch
die im Anhang zur ArbMedVV genannten Tätigkeiten ausgesetzt ist, persönlich in schriftlicher Form gemacht werden. Es muss folgende Informationen beinhalten:

1. Einen Hinweis darauf, dass der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist,
    arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen nach dem Anhang der 
    ArbMedVV anzubieten;
2. die Mitteilung, aufgrund welcher Gefährdung bzw. welcher Gefährdungen
    das Angebot für eine Vorsorgeuntersuchung gemacht wird; sie kann ggf.
    durch einen Auszug aus der Gefährdungsbeurteilung ergänzt werden;
3. die Zusicherung, dass weder die Annahme noch die Ablehnung des
    Untersuchungsangebots zu Nachteilen für die Beschäftigte / den
    Beschäftigten führt;
4. die Bestätigung, dass der / dem Beschäftigten durch die Untersuchung
    keine Kosten entstehen und die Untersuchung in der Regel in der 
    Arbeitszeit stattfinden soll;
5. einen Hinweis, dass die / der Beschäftigte eine Bescheinigung über
    das Untersuchungsergebnis erhält und
6. einen Hinweis, dass nach den gesetzlichen Regelungen eine Information
    des Arbeitgebers über das Untersuchungsergebnis nicht vorgesehen ist.

Anschließend ist der / dem Beschäftigten die betriebsspezifische Verfahrensweise zu erläutern, wie sie / er einen Termin mit der / m für die Untersuchungen beauftragten Ärztin / Arzt erhalten kann.

Es kann auch ein Hinweis auf einen Termin sein, an dem ein Untersuchungsmobil den Betrieb anfährt oder die Betriebsärztin / der Betriebsarzt anwesend ist.

Musteranschreiben (Seite 2)